Ce poste paru à l'origine sur freedz.io bloguer.

La facture, un document central souvent négligé

Imaginez... Vous êtes en 2020 au service financier d'une entreprise qui reçoit plus de 50 000 factures par an. Toutes ou presque toutes ces factures sont reçues au format papier, lorsqu'elles sont reçues... De ce fait, au service de la comptabilité, une équipe de 4 personnes se consacre exclusivement à la numérisation des factures et à la saisie manuelle des données dans le système ERP de l'entreprise.

Difficile à croire ? Surtout quand on sait que le coût de traitement d'une facture papier reçue d'un fournisseur est de 15€. Et pourtant, en 2020, plus de 80 % des échanges de factures se font toujours sur papier !

Le parcours d'une facture fournisseur papier est souvent chaotique. Cela se traduit par des coûts élevés pour les entreprises, des tâches chronophages pour les employés et des conflits réguliers avec les fournisseurs.

Freedz : une voie vers la facturation électronique à 100 %

La plateforme Freedz a été créée pour répondre à ce problème en fluidifiant les relations client-fournisseur. La solution permet à une entreprise de collecter l'ensemble des factures de ses fournisseurs dans un format électronique natif. Quel que soit le mode de fonctionnement des fournisseurs, Freedz propose une solution pour collecter leurs factures dans un format directement intégrable au système ERP. Ici, les fournisseurs sont responsables de leurs données de facturation et le client peut automatiser le traitement des factures dès leur réception.

« Afin d'offrir un retour sur investissement intéressant et rapide à nos utilisateurs, nous avons d'abord choisi de proposer des solutions qui leur permettraient de recevoir des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs envoyant de gros volumes », explique Marc Vidal, chef de produit Freedz chez Neovacom. C'est pourquoi la plateforme Freedz concentre différents canaux de réception automatisés (EDI, API) et de nombreux formats de facturation électronique. Dans certains cas, tels que la longue liste de fournisseurs à faible volume, le développement d'une connexion automatisée n'est ni intéressant pour le fournisseur ni économiquement viable pour lui. C'est pourquoi Freedz a la capacité de recevoir des factures au format PDF. « Mais pour que Freedz puisse créer le format électronique pouvant être intégré automatiquement par le client, le fournisseur a dû saisir à nouveau certaines informations manuellement », explique Marc. « L'envoi d'une facture peut donc prendre de 30 secondes à une minute. Lorsque nous avons remarqué que certains fournisseurs utilisaient Freedz pour saisir plus de 100 factures/mois, nous avons réalisé que nous devions améliorer l'expérience de ces utilisateurs ! « Neovacom a commencé à chercher une solution pour automatiser la lecture des informations contenues dans les factures. Cela permettrait de pré-remplir les champs qui ont été saisis manuellement par les fournisseurs.

Avec Mindee, les fonctionnalités de Freedz tirent parti des nouvelles capacités d'IA

« Freedz a été développé en mode SaaS avec la technologie et l'architecture de dernière génération. Il était donc important pour nous de faire appel à une entreprise innovante issue de la nouvelle scène française de l'IA. « C'est là que Mindee entre en jeu.

« Mindee a attiré notre attention car plusieurs joueurs que nous connaissions bien utilisaient déjà leur technologie. C'est leur approche qui nous a séduits. Basée sur des technologies d'apprentissage profond, leur API de lecture de factures est radicalement différente de ce qui existe sur le marché. Les performances de leur IA en termes de lecture de données sont impressionnantes. C'est en temps réel avec des commentaires dans la seconde et un taux de réussite de 95 % ! Cela améliore considérablement l'expérience des fournisseurs sur notre plateforme. « Grâce à l'ajout de cette technologie, il ne faut que quelques secondes pour soumettre une facture sur Freedz !

Comment ça marche ?

Alors, comment pouvons-nous atteindre de telles performances ? Pour surmonter les limites des technologies historiques, les chercheurs en apprentissage profond de Mindee ont travaillé sur des algorithmes qui cherchent à se rapprocher du comportement humain. « Ce que nous faisons, c'est de la vision par ordinateur au moyen d'algorithmes d'apprentissage profond, et non de l'OCR. Croyez-le ou non, les solutions OCR traditionnelles lisent chaque mot d'une facture avant de rechercher des mots susceptibles de correspondre à telle ou telle information », explique Victor Briançon-Marjollet, directeur des opérations chez Mindee. « Ce que nous avons essayé de faire, c'est de nous rapprocher du comportement humain. Lorsque vous lisez une facture, vous portez instinctivement votre attention sur différents domaines selon que vous souhaitez lire le montant toutes taxes comprises ou le nom du fournisseur, par exemple. À partir de repères visuels tels que la mise en page, la police, la couleur et la disposition des mots, vous déterminez les indices dont vous avez besoin pour effectuer cette tâche inconsciemment. C'est ce que fait également notre IA. Il recherchera les domaines d'intérêt où les informations souhaitées sont susceptibles de se trouver, puis les lira. Changer le paradigme de compréhension d'un document en inversant les étapes de lecture et de localisation des informations nous a permis d'atteindre des performances inégalées en termes de rapidité et de précision. »

De plus, cette technologie repose sur un réseau de neurones, qui présente certains autres avantages. « Une fois qu'un certain nombre d'exemples (40 à 50 000 factures) ont été transmis, l'IA « généralise », c'est-à-dire construit ses propres « règles » qui lui permettent de s'adapter aux nouveaux cas. C'est l'une des grandes forces de ces réseaux de neurones : une fois en production, ils travaillent également sur des documents dont le fournisseur, la devise ou même la langue lui sont inconnus. Avec les technologies traditionnelles, chaque nouveau boîtier nécessitait un nouveau paramètre d'OCR pour fonctionner avec les mêmes performances, ce qui est extrêmement fastidieux ».

Mindee a plutôt cherché à fournir une technologie accessible et simple à intégrer aux développeurs souhaitant en équiper leur plateforme. L'intégration de Mindee à Freedz a été très rapide car nos deux solutions ont été conçues pour être SaaS, ouvertes et dotées de diverses API », explique Marc. Qui plus est, leurs équipes se sont montrées très réactives. »

Une évolution qui demande plus

« Nous sommes très heureux de cette collaboration avec Mindee », déclare Dominique Fenain, présidente de Neovacom. « Cela est dû à l'excellente relation avec les équipes de Mindee, mais surtout au fait que leur technologie constitue un atout fonctionnel supplémentaire qu'elles apportent à notre plateforme Freedz. L'ajout de cette IA à notre portail de soumission de factures améliore l'expérience utilisateur des fournisseurs. C'est une évolution qui était également attendue par nos clients pour faciliter la vie de leurs fournisseurs. Parce que tout l'objectif de Freedz est là, améliorer la relation entre les deux parties en fluidifiant l'échange d'informations. D'autres développements se produiront très prochainement ! »

De son côté, Jonathan Grandperrin, PDG de Mindee, se félicite de l'alignement des visions entre les deux entreprises. « Notre objectif est de fournir à tous les développeurs qui souhaitent créer les logiciels de demain des fonctionnalités de lecture de documents puissantes et robustes qui peuvent être facilement intégrées à leurs produits. Freedz partage cette vision d'un écosystème ouvert dans lequel les éditeurs de logiciels et les fournisseurs de technologies travaillent ensemble via des API standardisées afin de tirer le meilleur parti de l'expertise de chacun. Nous avons pris le temps de capitaliser sur nos produits précédents, notamment ceux dédiés à la réception des dépenses, afin de proposer un moteur de lecture de factures qui dépasse les normes établies par 30 ans d'OCR. Nous sommes ravis qu'un éditeur comme Freedz puisse montrer toute l'étendue de ce qui peut être construit en intégrant nos moteurs.